Tijdig aanvragen
Uw aanvraag dient u in na afloop van de begeleiding. Voor het school-, studiejaar 2018/2019 kunt u een aanvraag indienen van 2 juni 2019 09.00 uur tot en met 16 september 2019 tot uiterlijk 16.59 uur.
Administratie
Als werkgever dient u tijdens de begeleiding van een leerling, deelnemer of student de gevraagde administratie zelf bij te houden, te bewaren en op verzoek te verstrekken. RVO.nl controleert of de werkgever aan alle voorwaarden voldoet.
De werkgever van een vmbo-leerling, mbo-bbl-deelnemer of een hbo-student moet in de administratie de volgende stukken hebben:
- een (praktijkleer)overeenkomst die door alle noodzakelijke partijen is getekend en waaruit onder andere blijkt hoe de begeleiding heeft plaatsgevonden en welk deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties in de beroepsvorming bij de werkgever zijn behaald;
- een aanwezigheidsregistratie van de deelnemer bij de beroepspraktijkvorming. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst, of een geldig arbeidscontract samen met een verzuimregistratie, zolang deze de aanwezigheid van de deelnemer in voldoende mate aantoont. De aanwezigheidsuren op school gelden niet als bewijs;
- een administratie waaruit blijkt dat begeleiding heeft plaatsgevonden (de voortgang van de beroepsvorming) en de wijze waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een (BPV-)werkboek van de deelnemer, gemaakte opdrachten in het kader van de opleiding of tussentijdse gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen.
Ziekte of verzuim geen onderdeel begeleide weken
Alleen een week waarin daadwerkelijk begeleiding is gegeven telt mee, ongeacht het aantal dagen waarop begeleiding plaatsvond. Een week waarin om welke reden dan ook geen begeleiding heeft plaatsgevonden, (bijvoorbeeld door ziekte, verlof of vorstverlet) kunt u niet opvoeren in de aanvraag. Wanneer u deze weken wel meetelt als begeleide weken, kan dit leiden tot een korting in de uitbetaling of eventueel een terugvordering.
Geen standaardformaat
De RVO.nl legt geen voorschriften op over hoe u de administratie precies voert. Reden hiervoor is dat de regeling verschillende sectoren betreft en RVO.nl de werkgever niet wil verplichten om in een bepaald format te werken. Dit om de administratieve lasten beperkt te houden.
Bewaarplicht
De werkgever heeft een bewaarplicht van de relevante documenten gedurende 5 jaar na het studiejaar waarvoor subsidie is verstrekt.
Controle
Na verstrekking van de subsidie voert RVO.nl steekproefsgewijs controles uit om te zien of de noodzakelijke administratie aanwezig is. Ook controleert RVO.nl of de aangevraagde weken/maanden begeleiding is geboden. De bewijslast ligt bij de werkgever. Deze moet per deelnemer de administratie kunnen tonen, wanneer RVO.nl hierom vraagt. Indien blijkt dat niet aan de voorwaarden van de regeling is voldaan vordert RVO.nl de ten onrechte uitbetaalde subsidie terug.
Tip: Bekijk eerst de tips voor aanvragers.
